Postakönyv és küldeménynyilvántartás – minden fontos levél nyomon követhető

Letölthető postakönyv és küldeménynyilvántartás minta – minden fontos levél nyomon követhető. A szerkeszthető Word-sablon minden olyan vállalkozásnak hasznos, amely rendszeresen kap vagy küld hivatalos, ajánlott vagy határidős leveleket.

A dokumentum adatai

Rövid ismertető

A nyilvántartás egy helyen rögzíti a beérkező küldeményeket (érkeztetési szám, érkezés napja, feladó, tárgy, fajta, belső címzett és az átvétel aláírással) és a kimenő küldeményeket (feladás napja, címzett, iktatószám, fajta, ragszám, kézbesítés és a tértivevény visszaérkezése).

Kiemelten kezeli az ajánlott, tértivevényes és hivatalos iratokat, mert ezek átvételéhez határidő kezdete kapcsolódhat.

Mit tartalmaz a postakönyv és küldeménynyilvántartás?

• Beérkező küldemények: érkeztetési szám, érkezés napja, feladó, tárgy, fajta
• Belső címzett és az átvétel aláírással
• Kimenő küldemények: feladás napja, címzett, iktatószám, fajta, ragszám
• Kézbesítés és a tértivevény visszaérkezése
• Az ajánlott, tértivevényes és hivatalos iratok kiemelt kezelése

Kitöltési útmutató

1. Az érkeztetési számot évente egytől kezdődően, folyamatosan adja; a számot a küldeményre is írja rá.
2. Hivatalos iratnál (bíróság, hatóság, NAV) az átvétel napját különösen gondosan rögzítse, és még aznap jelezze a címzettnek, mert jogorvoslati és más határidők indulhatnak.
3. Elektronikus nyilvántartás (táblázat, iratkezelő program) is használható, ha ugyanezeket az adatokat rögzíti.
4. Postakönyv vezetését jogszabály általánosan nem írja elő; az iratkezelési szabályzat (KKV 0160) része.

Jogszabályi háttér

Hivatalos források

• Postatv., Dáptv. – njt.hu, net.jogtar.hu
• GDPR – eur-lex.europa.eu

Letöltés

A belépést követően kattintson az alábbi ikonra: