Tájékoztató levelek a bejelentőnek – öt levélminta

Letölthető tájékoztató levelek a bejelentőnek minta – öt levélminta a belső visszaélés-bejelentési eljárás minden, a bejelentőt érintő lépésére. A szerkeszthető Word-sablon a 2023. évi XXV. törvény határidejeihez és tartalmi követelményeihez igazodik.

A dokumentum adatai

Rövid ismertető

A minta a 2023. évi XXV. törvény szerinti eljárás valamennyi, a bejelentőt érintő lépésére tartalmaz levelet: A) visszaigazolás 7 napon belül, az eljárási és adatkezelési szabályok, a bizalmas kezelés, a védelem és a más bejelentési lehetőségek ismertetésével; B) kiegészítés kérése; C) a vizsgálati határidő meghosszabbítása az indokokkal és a várható befejezéssel; D) a vizsgálat mellőzése a törvényi okok szerint választható szöveggel; E) tájékoztatás a vizsgálat eredményéről és az intézkedésekről három változatban.

A közös fejléc a feladót, a címzettet, az ügyszámot és a bizalmas jelölést rögzíti. A leveleket a bejelentő által megadott csatornán kell küldeni, és a bejelentésben érintett személy adatait csak a szükséges mértékben tartalmazhatják (Panasz tv. 26–27. §). Az azonosíthatatlan bejelentőnek, aki elérhetőséget sem adott meg, levél nem küldhető; az eredményről szóló E) levél helyett szóbeli tájékoztatás is adható, ha a bejelentő azt tudomásul veszi (24. § (2)).

Mit tartalmaznak a tájékoztató levelek a bejelentőnek?

• Közös fejléc: feladó, címzett, ügyszám, a bejelentés beérkezése, bizalmas jelölés
• A) Visszaigazolás 7 napon belül: az eljárás menete, bizalmas kezelés, adatkezelés, védelem és felelősség, egyéb bejelentési lehetőségek
• B) Kiegészítés kérése válaszhatáridővel
• C) Tájékoztatás a vizsgálati határidő meghosszabbításáról: indok, várható befejezés
• D) Tájékoztatás a vizsgálat mellőzéséről öt választható indokkal (azonosíthatatlan vagy nem jogosult bejelentő, ismételt bejelentés, aránytalanság, más eljárásba tartozó ügy)
• E) Tájékoztatás a vizsgálat eredményéről három változatban, a megtett és tervezett intézkedésekkel

Kitöltési útmutató

1. A visszaigazolást (A) a beérkezéstől számított 7 napon belül akkor is el kell küldeni, ha a vizsgálat mellőzése várható; szóbeli bejelentésnél a jegyzőkönyv másodpéldánya és a 21. § (6) szerinti figyelmeztetés helyettesíti a tájékoztatás egy részét.
2. A határidőket a bejelentés beérkezésétől számítsa, és a Bejelentési nyilvántartásban (KKV 0335) kövesse: a vizsgálat szokásos határideje a 30. nap, a meghosszabbítás felső határa 3 hónap.
3. A mellőzés (D) okát egyértelműen jelölje meg, és a választható szövegek közül csak az alkalmazandót hagyja meg. A „nem a rendszer tárgykörébe tartozó ügy” nem a 22. § (6) szerinti mellőzési ok, hanem annak jelzése, hogy a bejelentés más eljárásba tartozik.
4. Az eredményről szóló levél (E) ne tartalmazza a bejelentésben érintett személy adatait és a vele szemben hozott munkajogi intézkedés részleteit; elég az eredmény és az intézkedések lényege.
5. A leveleket a bejelentés iratai között zártan őrizze meg, a szabályzatban meghatározott megőrzési ideig.
6. Ágazati kötelezetteknél: ha a törvény 1. mellékletében felsorolt uniós jogi aktus vagy annak végrehajtására kiadott jogszabály a bejelentésekre eltérő szabályt állapít meg, az az irányadó (Panasz tv. 17. §); ezt a levelekben át kell vezetni.
7. Megjegyzés: a B)–D) levél formáját a törvény nem szabályozza, a minta a 22. § (5)–(6) és a 24. § (1) bekezdés követelményeiből indul ki. A levelek az alapvető jogok biztosa honlapjának főoldalára utalnak; a közérdekű bejelentések elektronikus rendszerének pontos címét használat előtt ellenőrizze.

Jogszabályi háttér

A belső rendszerre a törvény nem ír elő kivételt a visszaigazolás alól; a bejelentő kérésére történő mellőzés lehetőségét (35. § (1)) csak az állami szervek elkülönített rendszereire állapítja meg.

Hivatalos források

• Panasz tv. (2023. évi XXV. törvény) – njt.hu, net.jogtar.hu
• Az alapvető jogok biztosa – ajbh.hu; Nemzeti Adatvédelmi és Információszabadság Hatóság – naih.hu

Letöltés

A belépést követően kattintson az alábbi ikonra: