Utalványozási szabályzat minta – a számla útja a befogadástól a kifizetésig

Letölthető utalványozási szabályzat minta – a számla útja a befogadástól a kifizetésig. A szerkeszthető Word-sablon a négy szem elve szerint osztja meg a feladatokat, és külön fejezetben védi a vállalkozást a kifizetési csalások ellen.

A dokumentum adatai

Rövid ismertető

A minta folyamattáblázatban rögzíti a számla befogadását, a teljesítésigazolást, az érvényesítést, az utalványozást és a kifizetést, értékhatár szerinti utalványozási jogosultságokat ad, és külön fejezetben szabályozza a csalásmegelőzést: az új szállító ellenőrzését, a bankszámlaszám-változás telefonos visszaigazolását és a szokatlan vezetői utalási kérések ellenőrzését.

Az utalványozás a kifizetés (átutalás, készpénzes kifizetés) engedélyezése. Magáncégnél utalványozási szabályzatot jogszabály nem ír elő, de a hibás és csalárd kifizetések – például hamis számla vagy megváltoztatott bankszámlaszámra kért utalás („CEO-fraud”) – elleni legfontosabb belső kontroll. Kis létszámnál a szerepek összevonhatók, de az utalványozó és a kifizetést végrehajtó lehetőleg ne ugyanaz a személy legyen.

Mit tartalmaz az utalványozási szabályzat minta?

• A kifizetés folyamata hat lépésben: befogadás, teljesítésigazolás, érvényesítés, utalványozás, kifizetés, könyvelés és irattározás – felelősökkel
• Utalványozási jogosultságok értékhatár szerint, helyettesekkel; a bérek és közterhek utalványozása
• Összeférhetetlenség: a saját érdekű kifizetés utalványozásának tilalma
• Csalásmegelőzés: új szállító ellenőrzése, a bankszámlaszám-változás visszaigazolása, szokatlan vezetői utasítás ellenőrzése, a kettős kifizetés elkerülése
• Határidők: továbbítás teljesítésigazolásra, kifizetés, vitatott számla
• Záró rendelkezések

Kitöltési útmutató

1. A netbankban a rögzítő és a jóváhagyó szerepkört lehetőleg különböző személyekhez rendelje; a bank általában támogatja a kétszintű jóváhagyást.
2. A 3. pont csalásmegelőzési szabályait akkor is tartsa meg, ha a vállalkozás kicsi: a hamis bankszámlaszám-változásra épülő csalások jellemzően kisvállalkozásokat céloznak.
3. A számla kötelező adattartalmát és a számlák megőrzési idejét a könyvelő ismeri; az érvényesítés lépését vele egyeztesse.
4. Az utalványozási értékhatárokat a Kötelezettségvállalási szabályzattal (KKV 0165) és az Aláírási jogosultságok és értékhatárok jegyzékével (KKV 0626) összhangban adja meg.

Jogszabályi háttér

Hivatalos források

• 2000. évi C. törvény a számvitelről (Szt.) – njt.hu
• 2013. évi V. törvény a Polgári Törvénykönyvről (Ptk.) – njt.hu

Letöltés

A belépést követően kattintson az alábbi ikonra: