Elektronikus munkaidő-nyilvántartás: megfelel-e a jogszabálynak?

Az elektronikus munkaidő-nyilvántartás megfelel a jogszabálynak, ha tartalmazza a kötelező adatokat, és azok naprakészen megállapíthatók belőle. A munka törvénykönyvéről szóló 2012. évi I. törvény (Mt.) a nyilvántartás formáját nem írja elő, így papíron és elektronikusan egyaránt vezethető. Az elektronikus rendszer azonban személyes adatokat kezel, ezért a munkajogi szabályok mellett az adatvédelmi előírásokat is be kell tartani.

Röviden #

• A munkáltató nyilvántartja a rendes és a rendkívüli munkaidő, a készenlét és a szabadság tartamát (Mt. 134. § (1) bekezdés).
• A teljesített munkaidő és a készenlét kezdő és befejező időpontjának naprakészen megállapíthatónak kell lennie (Mt. 134. § (2) bekezdés).
• Az Mt. nem köti formához a nyilvántartást: egy alkalmazás, beléptetőrendszer vagy táblázat is megfelelhet.
• Technikai eszköz alkalmazásáról a munkavállalót előzetesen, írásban tájékoztatni kell (Mt. 11/A. § (1) bekezdés).
• Ujjlenyomat vagy arcfelismerés csak szűk körben, az Mt. 11. § (1) bekezdésében írt esetekben használható.

Mikor felel meg az elektronikus munkaidő-nyilvántartás a jogszabálynak? #

A jogszabály a tartalmat írja elő, nem az eszközt. A nyilvántartásnak a következő adatokat kell tartalmaznia (Mt. 134. § (1)–(2) bekezdés):

• a rendes és a rendkívüli munkaidő tartamát, kezdő és befejező időpontját,
• a készenlét tartamát, kezdő és befejező időpontját,
• a szabadság tartamát,
• az önként vállalt túlmunka alapján teljesített rendkívüli munkaidő tartamát (Mt. 134. § (1) bekezdés d) pont).

A munkáltatónak a hosszabb teljes napi munkaidőről, a heti 48 órát meghaladó beosztásról és az önként vállalt túlmunkáról szóló megállapodásokat is nyilván kell tartania. Ide tartozik a kollektív szerződés szerinti önként vállalt túlmunka és a közlekedési ágazatokban kötött eltérő munkaidő-megállapodás is (Mt. 134. § (4) bekezdés, Mt. 135. § (3)–(4) bekezdés). Ezek a dokumentumok a rendszerben, csatolt fájlként is tárolhatók.

Mit jelent a naprakészség az elektronikus munkaidő-nyilvántartásban? #

Az Mt. szerint az adatoknak naprakészen megállapíthatónak kell lenniük (Mt. 134. § (2) bekezdés). Egy hónap végén, emlékezetből feltöltött rendszer ennek nem felel meg, akkor sem, ha elektronikus. Ha a munkaidő-beosztást írásban közölték, elég a hónap végén igazolni, hogy a munkavállaló a szerint dolgozott, és az eltéréseket naprakészen rögzíteni (Mt. 134. § (3) bekezdés). Ez a könnyítés csak a rendes és a rendkívüli munkaidőre vonatkozik, a készenlétre és a szabadságra nem.

Az írásban közölt beosztás elektronikus dokumentumban is közölhető. Ehhez a dokumentumnak alkalmasnak kell lennie a tartalom változatlan visszaidézésére, a nyilatkozattevő és az időpont azonosítására (Mt. 22. § (2) bekezdés a) pont). A beosztás a helyben szokásos és általában ismert módon való közzététellel is írásbelinek minősül (Mt. 22. § (2) bekezdés b) pont).

Eltérhetnek-e ettől a felek? #

Nem. A nyilvántartás szabályaitól sem a munkaszerződés, sem a kollektív szerződés nem térhet el (Mt. 135. § (1) bekezdés h) pont). A nyilvántartás vezetése a munkáltató kötelezettsége (Mt. 134. § (1) bekezdés), akkor is, ha a rendszert külső szolgáltató üzemelteti.

Az elektronikus munkaidő-nyilvántartás adatvédelmi feltételei #

A nyilvántartás vezetése jogi kötelezettség, így az ehhez szükséges adatok kezelésének jogalapja a jogi kötelezettség teljesítése (GDPR 6. cikk (1) bekezdés c) pont). Ami ezen túlmegy, például a munkavállaló helyzetének folyamatos követése, külön indokolást igényel.

• Tájékoztatás: a munkáltató az adatkezelésről írásban tájékoztatja a munkavállalót (Mt. 10. § (5) bekezdés). A tájékoztatás tartalmát a GDPR 13. cikke határozza meg, például a célt, a jogalapot és a tárolás időtartamát.
• Technikai eszköz: ha a rendszer a munkavállaló ellenőrzésére is szolgál, erről előzetesen, írásban kell tájékoztatni (Mt. 11/A. § (1) bekezdés). Az ellenőrzés csak a munkaviszonnyal összefüggő magatartásra terjedhet ki.
• Adattakarékosság: csak a cél szempontjából szükséges adat gyűjthető (GDPR 5. cikk (1) bekezdés c) pont). Munkaidő-nyilvántartáshoz a belépés és a kilépés időpontja kell, nem a munkavállaló teljes napi mozgása.
• Biztonság: az adatokat megfelelő technikai és szervezési intézkedésekkel kell védeni, például jogosultságkezeléssel (GDPR 32. cikk (1) bekezdés).

Ujjlenyomat és arcfelismerés az elektronikus munkaidő-nyilvántartásban #

A biometrikus adat a GDPR szerint különleges adat, kezelése főszabályként tilos (GDPR 9. cikk (1) bekezdés). Az Mt. szerint azonosítás céljából akkor kezelhető, ha olyan jogosulatlan hozzáférés megakadályozásához szükséges, amely a munkavállaló vagy mások életét, testi épségét, egészségét veszélyeztetné. Akkor is kezelhető, ha a hozzáférés törvényben védett jelentős érdek súlyos vagy tömeges, visszafordíthatatlan sérelmével fenyeget (Mt. 11. § (1) bekezdés). Ilyen érdek különösen a minősített adat, a lőfegyver, a veszélyes anyag vagy a különösen nagy vagyoni érték védelme (Mt. 11. § (2) bekezdés). Egy átlagos iroda vagy üzlet munkaidő-nyilvántartása ennek általában nem felel meg. Ilyenkor kártyás, kódos vagy alkalmazásos rögzítést érdemes választani.

Kivételek: kinél nem kell munkaidőt nyilvántartani? #

• Kötetlen munkarend: a rendes és a rendkívüli munkaidőt, valamint a készenlétet nem kell nyilvántartani, a szabadságot igen (Mt. 96. § (3) bekezdés). A kötetlen munkarendhez a beosztás jogát írásban kell átengedni (Mt. 96. § (2) bekezdés).
• Vezető állású munkavállaló: munkarendje kötetlen (Mt. 209. § (4) bekezdés).
• Egyszerűsített foglalkoztatás: a minta-munkaszerződés alkalmazásakor a 134. §-t nem kell alkalmazni (Mt. 203. § (4) bekezdés).
• Munkaerő-kölcsönzés: a kikölcsönzés alatt a nyilvántartást a kölcsönvevő vezeti (Mt. 218. § (4) bekezdés c) pont).
• Távmunka: az Mt. nem tesz kivételt. Eltérő megállapodás hiányában a munkáltató távolról, számítástechnikai eszközzel ellenőriz (Mt. 196. § (3) bekezdés b) pont), ezért itt az elektronikus munkaidő-nyilvántartás a kézenfekvő megoldás.

Mit tegyen a munkáltató az elektronikus munkaidő-nyilvántartás bevezetésekor? #

1. Ellenőrizze a rendszert: rögzíti-e a kezdést, a befejezést, a rendkívüli munkaidőt, a készenlétet és a szabadságot.
2. Szabályozza a javítást: javasolt, hogy az utólagos módosítás csak jóváhagyással, naplózva történjen. Ezt az Mt. nem írja elő, de vitás esetben a hiteles nyilvántartás a munkáltató érdeke.
3. Tájékoztasson írásban az adatkezelésről és a technikai eszközről, a bevezetés előtt (Mt. 10. § (5) bekezdés, Mt. 11/A. § (1) bekezdés).
4. Kössön adatfeldolgozói szerződést, ha a rendszert külső szolgáltató üzemelteti (GDPR 28. cikk (3) bekezdés).
5. Zárja le havonta az adatokat a bérszámfejtés előtt. A munkabért a tárgyhónapot követő hónap 10. napjáig ki kell fizetni (Mt. 157. § (1) bekezdés).
6. Gondoskodjon a megőrzésről: a munkajogi igény 3 év alatt évül el (Mt. 286. § (1) bekezdés). Részletesen: a munkaügyi iratok megőrzési ideje.

Példa: egy 12 fős kereskedelmi cég mobilalkalmazásra vált a papíralapú jelenléti ív helyett. A munkavállalók a műszak elején és végén rögzítik az időpontot, a helyadatot az alkalmazás nem tárolja. A cég írásban tájékoztatja őket, a vezető hetente jóváhagyja a rögzítéseket. Ez az elektronikus munkaidő-nyilvántartás megfelel az Mt. 134. §-ának. Ha a cég ujjlenyomat-olvasót vezetne be, az az Mt. 11. § (1) bekezdése alapján egy kereskedelmi cégnél általában nem lenne jogszerű.

Kapcsolódó iratminták #

• Munkaidő-nyilvántartás minta (KKV 0013) – a kötelező adattartalom ellenőrzéséhez, illetve tartalék papíralapú nyilvántartáshoz.
• Munkaidő-nyilvántartás – Excel-sablon (KKV 0550) – ha a nyilvántartást táblázatban, automatikus számítással vezeti.
• Szabadság-nyilvántartás minta (KKV 0015) – ha a rendszer a szabadságot nem kezeli, vagy kötetlen munkarendben.
• Munkaidő-beosztás minta (KKV 0012) – az írásban közölt beosztáshoz, amelyet hónap végén igazolhat.
• Munkavállalói adatkezelési tájékoztató minta (KKV 0110) – az elektronikus rendszer bevezetése előtti írásbeli tájékoztatáshoz.
• Adatkezelési nyilvántartás minta (KKV 0109) – az új adatkezelés dokumentálásához.

Jogszabályi háttér #

Jogszabályok: a munka törvénykönyvéről szóló 2012. évi I. törvény (Mt.); az (EU) 2016/679 rendelet (általános adatvédelmi rendelet, GDPR).

Gyakori kérdések #

Kell-e papíron is vezetni a nyilvántartást, ha van elektronikus rendszer? #

Nem. Az Mt. 134. §-a a nyilvántartás tartalmát írja elő, a formáját nem. Az elektronikus munkaidő-nyilvántartás önmagában elegendő, ha a kötelező adatok naprakészen megállapíthatók belőle (Mt. 134. § (2) bekezdés).

Alá kell-e írnia a munkavállalónak az elektronikus nyilvántartást? #

Az Mt. aláírást nem ír elő. Vitás esetben azonban jó bizonyíték, ha a munkavállaló és a vezető is jóváhagyja a havi kimutatást a rendszerben.

Használhat-e a munkáltató GPS-alapú alkalmazást a munkaidő rögzítésére? #

Csak akkor és annyiban, amennyiben a helyadat a cél eléréséhez szükséges (GDPR 5. cikk (1) bekezdés c) pont). Erről előzetesen, írásban tájékoztatni kell (Mt. 11/A. § (1) bekezdés). A munkaidőn kívüli helykövetés a munkaviszonnyal nem függ össze. Lásd még: munkavállaló ellenőrzése.

Mi a különbség a jelenléti ív és az elektronikus munkaidő-nyilvántartás között? #

Jogilag nincs különbség: mindkettő az Mt. 134. §-a szerinti nyilvántartás egy formája. A papíralapú változatról itt olvashat: jelenléti ív vezetése; a kötelező adattartalomról: munkaidő-nyilvántartás.

Kapcsolódó cikkek #

• Jelenléti ív vezetése
• Munkaidő-nyilvántartás: mit kell rögzíteni?
• Mennyi ideig kell megőrizni a munkaügyi iratokat?
• Munkavállaló ellenőrzése és személyiségi jogai: mit tehet a munkáltató?
• Munkaidő-nyilvántartás home office és távmunka esetén
• Kötelező munkaügyi nyilvántartások

Legutóbb ellenőrizve: 2026. november 1. · Iratmintatár Szerkesztőség

A cikk a 2026. november 1-jei állapot szerint hatályos jogszabályok alapján készült. Tájékoztató jellegű, nem minősül jogi tanácsadásnak; egyedi ügyben forduljon ügyvédhez vagy más szakértőhöz.