A HR-adminisztráció a munkáltató ismétlődő munkaügyi, bérszámfejtési és adminisztratív teendőit jelenti: a nyilvántartások vezetését, a bér elszámolását és kifizetését, a havi bevallást, a szabadság kiadását és a ritkábban esedékes kötelezettségeket. Az alábbi ellenőrzőlista havi, éves és eseményhez kötött bontásban mutatja a teendőket, a határidővel, a jogszabályhellyel és a használható iratmintával. A HR-munka egészéről a HR-folyamatok kialakításáról szóló útmutatónk ad áttekintést.
Röviden #
- A rendes és a rendkívüli munkaidőt, a készenlétet és a szabadságot folyamatosan nyilván kell tartani; ettől sem a felek, sem kollektív szerződés nem térhet el (Mt. 134. § (1) bekezdés, Mt. 135. § (1) bekezdés h) pont).
- A munkabért a tárgyhónapot követő hónap 10. napjáig ki kell fizetni, és eddig kell írásban tájékoztatni a munkavállalót az elszámolásról (Mt. 155. § (2) bekezdés, Mt. 157. § (1) bekezdés).
- A havi adó- és járulékbevallás határideje a tárgyhót követő hónap 12. napja (Art. 50. § (1) bekezdés).
- A szabadságot főszabályként az esedékesség évében kell kiadni, a kiadás időpontját pedig legalább 15 nappal korábban közölni kell (Mt. 122. § (4) bekezdés, Mt. 123. § (1) bekezdés).
- A 25 főnél nagyobb létszámú munkáltatónak rehabilitációs hozzájárulást kell fizetnie, ha a megváltozott munkaképességű foglalkoztatottak aránya nem éri el az 5 százalékot (Mmtv. 23. § (1) bekezdés).
Mikor használja a HR-adminisztráció listáját? #
A lista a versenyszféra munkáltatóinak szól, akik munkaszerződéssel, a munka törvénykönyvéről szóló 2012. évi I. törvény (Mt.) szerint foglalkoztatnak. Hasznos a havi zárás és az év végi tervezés előtt, új HR-es vagy bérszámfejtő betanításakor, illetve belső ellenőrzéskor. A bérszámfejtést sok kisvállalkozás külső könyvelőre bízza; a munkáltató felelőssége ettől nem szűnik meg, ezért érdemes a határidőket közösen követni. A lista nem tér ki az ágazati előírásokra.
HR-adminisztráció havonta #
| Teendő | Határidő | Jogszabályhely | Iratminta |
|---|---|---|---|
| A rendes és rendkívüli munkaidő, a készenlét és a szabadság nyilvántartása | folyamatosan, naprakészen | Mt. 134. § (1)–(2) bekezdés | Munkaidő-nyilvántartás (KKV 0013, KKV 0550) |
| A munkabér elszámolása | eltérő megállapodás hiányában utólag, legalább havonta | Mt. 155. § (1) bekezdés | – |
| Írásbeli tájékoztatás a bérelszámolásról | a tárgyhónapot követő hónap 10. napjáig | Mt. 155. § (2)–(3) bekezdés | – |
| A munkabér kifizetése | a tárgyhónapot követő hónap 10. napjáig | Mt. 157. § (1) bekezdés | – |
| Havi adó- és járulékbevallás | a tárgyhót követő hónap 12. napjáig | Art. 50. § (1) bekezdés | Éves adózási naptár (KKV 0213) |
| A levont adóelőleg és társadalombiztosítási járulék befizetése | az elszámolt hónapot követő hó 12. napjáig | Art. 3. melléklet I. rész, Határidők 1.1.1. és 4.1.1. pont | Éves adózási naptár (KKV 0213) |
| A szabadság kiadási időpontjának közlése | legkésőbb 15 nappal a szabadság kezdete előtt | Mt. 122. § (4) bekezdés | Szabadság-nyilvántartás (KKV 0015, KKV 0552) |
A munkaidő-nyilvántartásból naprakészen megállapíthatónak kell lennie a rendes és rendkívüli munkaidő, valamint a készenlét kezdő és befejező időpontjának is. Ez a nyilvántartás vezethető úgy is, hogy a munkáltató az írásban közölt munkaidő-beosztást a hónap végén igazolja, és a változásokat naprakészen feltünteti (Mt. 134. § (2)–(3) bekezdés). A bérelszámolásnak olyannak kell lennie, hogy a munkavállaló ellenőrizni tudja a levonások jogcímét és összegét (Mt. 155. § (3) bekezdés). Részletesen: munkaidő-nyilvántartás, a munkabér kifizetése.
HR-adminisztráció évente #
| Teendő | Határidő | Jogszabályhely | Iratminta |
|---|---|---|---|
| A szabadság kiadása | az esedékesség évében; október 1-jén vagy azt követően kezdődött munkaviszonynál a következő év március 31-ig | Mt. 123. § (1)–(2) bekezdés | Éves szabadságolási terv (KKV 0551) |
| Évente egy alkalommal legalább 14 egybefüggő nap pihenés biztosítása (eltérő megállapodás hiányában) | naptári évenként | Mt. 122. § (3) bekezdés | Éves szabadságolási terv (KKV 0551) |
| Évi 7 munkanap szabadság kiadása – a munkaviszony első három hónapját kivéve – legfeljebb két részletben, a munkavállaló kérésének megfelelő időpontban | a kérés legalább 15 nappal a kezdet előtt | Mt. 122. § (2) bekezdés | Szabadság-nyilvántartás (KKV 0015) |
| Tájékoztatás az adóelőleg-nyilatkozat lehetőségéről, a nyilatkozatok összegyűjtése | év elején és új munkavállalónál az első kifizetés előtt | Szja tv. 48. § (1) és (5) bekezdés | Éves munkavállalói nyilatkozatcsomag (KKV 0545) |
| Rehabilitációs hozzájárulás előlege | az I–III. negyedévben a negyedévet követő hó 20. napjáig | Art. 3. melléklet I. rész, Határidők 6.1. pont | Éves adózási naptár (KKV 0213) |
| Rehabilitációs hozzájárulás különbözete | az adóévet követő év február 25. napjáig | Art. 3. melléklet I. rész, Határidők 6.2. pont | Éves adózási naptár (KKV 0213) |
Az év eleji szabadságolási terv nem kötelező, de segít abban, hogy a szabadság az év végéig ténylegesen kiadható legyen. A munkáltató a szabadságot a munkavállaló előzetes meghallgatása után adja ki (Mt. 122. § (1) bekezdés). Kivételesen fontos gazdasági érdek vagy a működését közvetlenül és súlyosan érintő ok esetén a kiadást legfeljebb 60 nappal elhalaszthatja; ezt írásban indokolnia kell, és egyidejűleg közölnie kell a javasolt új időpontot (Mt. 123. § (5)–(5a) bekezdés). Részletesen: a szabadság kiadása.
A rehabilitációs hozzájárulás éves összege a kötelező foglalkoztatási szintből hiányzó létszám és a hozzájárulás mértékének szorzata; a mérték a teljes munkaidőre megállapított kötelező legkisebb alapbér kilencszerese fejenként és évente (Mmtv. 23. § (3) és (5) bekezdés). Lásd: rehabilitációs hozzájárulás.
Időszakos, de nem évenkénti teendők #
- Kockázatértékelés: a tevékenység megkezdése előtt, azt követően indokolt esetben, de legalább 5 évente (Mvt. 54. § (3) bekezdés).
- Munkavédelmi oktatás ismétlése: szükség esetén időszakonként meg kell ismételni, és írásban rögzíteni (Mvt. 55. § (1) bekezdés).
- Munkaköri alkalmassági vizsgálat: jogszabályban meghatározott esetben vagy ha a munkáltató elrendeli, rendszeres időközönként, ingyenesen (Mt. 51. § (4) bekezdés).
Eseményhez kötött HR-adminisztráció #
| Esemény és teendő | Határidő | Jogszabályhely | Iratminta |
|---|---|---|---|
| Belépés: biztosítotti bejelentés | legkésőbb a biztosítási jogviszony első napján, a foglalkoztatás megkezdése előtt | Art. 1. melléklet 3.1. pont | Belépési checklist (KKV 0004) |
| Belépés: írásbeli munkáltatói tájékoztatás | a munkaviszony kezdetétől számított 7 napon belül | Mt. 46. § (1) bekezdés | Belépési checklist (KKV 0004) |
| Változás a tájékoztatás tartalmában | legkésőbb a változás hatálybalépésekor | Mt. 46. § (5) bekezdés | – |
| Kilépés: a jogviszony megszűnésének bejelentése | 8 napon belül, kivéve, ha a havi bevallás feltünteti | Art. 1. melléklet 3.2. pont | Kilépési checklist (KKV 0030) |
| Kilépés: bér, járandóságok, igazolások | felmondásnál legkésőbb az utolsó munkában töltött naptól, egyébként a megszűnéstől számított ötödik munkanapon | Mt. 80. § (2) bekezdés | Kilépési checklist (KKV 0030) |
A belépés teljes teendőlistáját a munkavállaló felvételéről szóló cikkünk, a kilépését az offboardingról szóló útmutatónk tartalmazza.
Megjegyzések #
- Egyszerűsített foglalkoztatás: ha a felek minta-munkaszerződést alkalmaznak, a munkaidő-nyilvántartás és az írásbeli bérelszámolás szabályát nem kell alkalmazni (Mt. 203. § (4) bekezdés).
- Létszám: a rehabilitációs hozzájárulásnál a tárgyévi átlagos statisztikai állományi létszám számít; az egyszerűsített foglalkoztatás szerint alkalmazott munkavállalót figyelmen kívül kell hagyni (Mmtv. 23. § (2) és (4) bekezdés).
- Igazolás: az adóelőleget megállapító kifizető a levont adóelőlegről igazolást ad a magánszemélynek (Szja tv. 46. § (5) bekezdés).
- Gyakorlati tipp: a havi zárás napját (például minden hónap első munkanapját) célszerű belső szabályban rögzíteni, hogy a nyilvántartások időben eljussanak a bérszámfejtőhöz. Ez jó gyakorlat, nem jogszabályi előírás.
Kapcsolódó iratminták #
- Munkaidő-nyilvántartás minta (KKV 0013) – a rendes és rendkívüli munkaidő, a készenlét és a szabadság havi nyilvántartásához.
- Munkaidő-nyilvántartás – Excel-sablon (KKV 0550) – ha a nyilvántartást táblázatkezelőben vezeti.
- Szabadság-nyilvántartás minta (KKV 0015) – a kiadott és a hátralévő szabadság követéséhez.
- Szabadság-nyilvántartás – Excel-sablon (KKV 0552) – a szabadság-nyilvántartás táblázatkezelős változata.
- Éves szabadságolási terv (KKV 0551) – az év eleji tervezéshez, hogy a szabadság az esedékesség évében kiadható legyen.
- Éves munkavállalói nyilatkozatcsomag (KKV 0545) – az év eleji munkavállalói nyilatkozatok összegyűjtéséhez.
- Éves adózási naptár minta (KKV 0213) – a bevallási és befizetési határidők követéséhez.
- HR audit checklist (KKV 0039) – a HR-adminisztráció időszakos belső ellenőrzéséhez.
Jogszabályi háttér #
Jogszabályok: a munka törvénykönyvéről szóló 2012. évi I. törvény (Mt.); az adózás rendjéről szóló 2017. évi CL. törvény (Art.); a személyi jövedelemadóról szóló 1995. évi CXVII. törvény (Szja tv.); a megváltozott munkaképességű személyek ellátásairól és egyes törvények módosításáról szóló 2011. évi CXCI. törvény (Mmtv.); a munkavédelemről szóló 1993. évi XCIII. törvény (Mvt.).
| Jogszabályhely | Tartalom |
|---|---|
| Mt. 46. § (1) és (5) bekezdés | írásbeli munkáltatói tájékoztatás és annak változása |
| Mt. 51. § (4) bekezdés | munkaköri alkalmassági vizsgálat |
| Mt. 80. § (2) bekezdés | elszámolás és igazolások a munkaviszony végén |
| Mt. 122. § (1)–(5) bekezdés, Mt. 123. § (1)–(5a) bekezdés, Mt. 125. § | a szabadság kiadása és megváltása |
| Mt. 134. §, Mt. 135. § (1) bekezdés h) pont | munkaidő- és szabadság-nyilvántartás, eltérés tilalma |
| Mt. 155. § (1)–(3) bekezdés, Mt. 157. § (1) bekezdés | bérelszámolás, a munkabér kifizetése |
| Mt. 203. § (4) bekezdés | egyszerűsített foglalkoztatás |
| Art. 50. § (1) bekezdés | havi adó- és járulékbevallás |
| Art. 1. melléklet 3.1. és 3.2. pont | a biztosítotti bejelentés határideje |
| Art. 3. melléklet I. rész, Határidők 1.1.1., 4.1.1., 6.1. és 6.2. pont | az adóelőleg, a járulék és a rehabilitációs hozzájárulás esedékessége |
| Szja tv. 46. § (5) bekezdés, Szja tv. 48. § (1) és (5) bekezdés | igazolás a levont adóelőlegről, adóelőleg-nyilatkozat |
| Mmtv. 23. § (1)–(5) bekezdés | rehabilitációs hozzájárulás |
| Mvt. 54. § (3) bekezdés, Mvt. 55. § (1) bekezdés | kockázatértékelés, munkavédelmi oktatás |
Gyakori kérdések #
Melyek a HR-adminisztráció legfontosabb havi határidői? #
A munkabért és az írásbeli bérelszámolást a tárgyhónapot követő hónap 10. napjáig kell teljesíteni (Mt. 155. § (2) bekezdés, Mt. 157. § (1) bekezdés). A havi adó- és járulékbevallás határideje a tárgyhót követő hónap 12. napja (Art. 50. § (1) bekezdés). A levont adóelőleget és járulékot az elszámolt hónapot követő hó 12. napjáig kell befizetni (Art. 3. melléklet I. rész, Határidők 1.1.1. és 4.1.1. pont).
Elég, ha a munkaidő-nyilvántartást hónap végén töltjük ki? #
Általában nem: a nyilvántartásból naprakészen megállapíthatónak kell lennie a munkaidő kezdő és befejező időpontjának (Mt. 134. § (2) bekezdés). Kivétel, ha az írásban közölt munkaidő-beosztást igazolják a hónap végén, és a változást naprakészen feltüntetik (Mt. 134. § (3) bekezdés).
Mi történik a ki nem adott szabadsággal az év végén? #
A szabadságot főszabályként az esedékesség évében kell kiadni (Mt. 123. § (1) bekezdés). Ha a munkavállaló oldalán felmerült ok miatt ez nem volt lehetséges, az ok megszűnésétől számított 60 napon belül kell kiadni (Mt. 123. § (3) bekezdés). Kiadottnak számít a szabadság, ha az esedékesség évében megkezdődik, és a következő évre átnyúló része legfeljebb öt munkanap (Mt. 123. § (4) bekezdés). Az életkor szerinti pótszabadságot a felek naptári évre kötött megállapodása alapján az esedékességet követő év végéig is ki lehet adni (Mt. 123. § (6) bekezdés), kivételesen fontos gazdasági érdek vagy a működését közvetlenül és súlyosan érintő ok esetén pedig – ha kollektív szerződés így rendelkezik – a szabadság egynegyedét az esedékességet követő év március 31-ig (Mt. 123. § (5) bekezdés c) pont). Pénzben megváltani csak a munkaviszony megszűnésekor ki nem adott arányos szabadságot lehet, az apasági és a szülői szabadság kivételével (Mt. 122. § (5) bekezdés, Mt. 125. §).
Kell-e rehabilitációs hozzájárulást fizetnie egy 20 fős cégnek? #
Nem. A kötelezettség csak akkor áll fenn, ha a foglalkoztatottak létszáma a 25 főt meghaladja, és a megváltozott munkaképességű foglalkoztatottak száma nem éri el a létszám 5 százalékát (Mmtv. 23. § (1) bekezdés).
Kapcsolódó cikkek #
- HR-folyamatok kialakítása kis- és középvállalkozásnál
- Kötelező munkaügyi nyilvántartások
- Munkaidő-nyilvántartás: mit kell rögzíteni?
- Szabadság kiadása: ki dönt és milyen határidővel?
- A munkabér kifizetése: határidő, mód és bérjegyzék
- Munkavállaló felvétele: a munkáltató teendőinek listája
- Offboarding: a munkavállaló kiléptetésének teendői
Legutóbb ellenőrizve: 2026. október 28. · Iratmintatár Szerkesztőség
A cikk a 2026. október 28-i állapot szerint hatályos jogszabályok alapján készült. Tájékoztató jellegű, nem minősül jogi tanácsadásnak; egyedi ügyben forduljon ügyvédhez vagy más szakértőhöz.
