Személyi anyag: mit tartalmazhat?

A személyi anyag a munkavállalóról vezetett iratok és adatok összessége, a munkaügyi gyakorlatban így nevezik a munkavállaló dossziéját. A munka törvénykönyvéről szóló 2012. évi I. törvény (Mt.) ezt a kifejezést nem használja, és a tartalmát sem sorolja fel. Hogy mi kerülhet bele, azt az Mt. adatkezelési szabályai és az (EU) 2016/679 rendelet (GDPR) határozzák meg. Megmutatjuk, mi tartozik a személyi anyagba, mi nem, és hogyan kell kezelni.

Röviden #

• A munkáltató csak olyan adatot kérhet, amely a munkaviszony létesítése, teljesítése, megszűnése vagy az Mt.-ből származó igény érvényesítése szempontjából lényeges (Mt. 10. § (1) bekezdés).
• Okirat bemutatása követelhető (Mt. 10. § (3) bekezdés), de a személyi anyagba csak a szükséges adat kerüljön (GDPR 5. cikk (1) bekezdés c) pont).
• Az alkalmassági vizsgálatból a munkáltató csak a minősítést (alkalmas, ideiglenesen nem alkalmas, nem alkalmas) és az esetleges korlátozásokat kapja meg (33/1998. NM r. 13. § (1), (2), (4) bekezdés). Az alkalmatlanság okát csak a munkavállaló írásbeli hozzájárulásával ismerheti meg (33/1998. NM r. 13. § (5) bekezdés).
• Bűnügyi személyes adat csak szűk célra és csak a cél eléréséhez szükséges ideig kezelhető (Mt. 11. § (3)–(5) bekezdés, GDPR 5. cikk (1) bekezdés e) pont). Kiskorúakkal foglalkozó munkáltatónál a hatósági bizonyítványból megismert adatra külön határidő vonatkozik (Mt. 44/A. § (7) bekezdés).
• A munkavállaló hozzáférhet a róla vezetett adatokhoz, és másolatot kérhet (GDPR 15. cikk (1) és (3) bekezdés).
• Az adatkezelésről a munkavállalót írásban tájékoztatni kell (Mt. 10. § (5) bekezdés).

Mi a személyi anyag? #

Az Mt. nem határozza meg a személyi anyag fogalmát. A gyakorlatban a munkaviszony iratait értjük alatta, akár papíron, akár elektronikusan vezetik. Jogi szempontból ez adatkezelés: a gyűjtés, a rendszerezés, a tárolás és a betekintés is annak minősül (GDPR 4. cikk 2. pont). Az adatkezelő a munkáltató, mert ő határozza meg az adatkezelés célját és eszközeit (GDPR 4. cikk 7. pont).

A cikk a versenyszféra munkaviszonyait tárgyalja. A közszféra egyes jogviszonyaiban a személyi iratokra külön törvényi szabályok vonatkoznak, ezeket itt nem részletezzük. A munkavállalói adatkezelés teljes rendszeréről a munkavállalói adatkezelésről szóló összefoglalónk szól.

Mit tartalmazhat a személyi anyag? #

A mérce az Mt. 10. § (1) bekezdése: a munkáltató csak a munkaviszony szempontjából lényeges nyilatkozatot vagy adatot követelheti. Ezt az adattakarékosság elve egészíti ki. Eszerint az adatnak a cél szempontjából megfelelőnek és relevánsnak kell lennie, és a szükségesre kell korlátozódnia (GDPR 5. cikk (1) bekezdés c) pont).

A személyi anyag szokásos iratai #

• Munkaszerződés és módosításai: a munkaszerződést írásba kell foglalni (Mt. 44. §), az írásba foglalt megállapodást pedig csak írásban lehet módosítani (Mt. 22. § (3) bekezdés).
• Munkáltatói tájékoztató: a munkafeltételekről a munkaviszony kezdetétől számított 7 napon belül kell írásban tájékoztatni a munkavállalót (Mt. 46. § (1) bekezdés).
• Belépési adatok: a munkaviszony létesítéséhez, a bejelentéshez és a bérszámfejtéshez szükséges azonosító adatok (Mt. 10. § (1) bekezdés).
• Képesítés: a munkakörhöz szükséges végzettség vagy jogosítvány adatai; az okirat bemutatását a munkáltató kérheti (Mt. 10. § (3) bekezdés).
• Alkalmassági vélemény: a foglalkozás-egészségügyi szolgálat a véleményt a munkáltatóval közli (33/1998. NM r. 13. § (4) bekezdés).
• Megállapodások: például a tanulmányi szerződés és a versenytilalmi megállapodás, amelyeket írásba kell foglalni (Mt. 229. § (3) bekezdés, Mt. 228. § (3) bekezdés).
• Munkáltatói intézkedések: írásbeli figyelmeztetés, teljesítményértékelés, béremelési értesítő.
• Kilépési iratok: a munkaviszony megszűnésekor kiadott igazolások másolata (Mt. 80. § (2) bekezdés) és az írásbeli értékelés, amelyet a munkavállaló kérésére kell adni, ha a munkaviszony legalább 1 évig fennállt (Mt. 81. § (1) bekezdés).

Mi nem kerülhet a személyi anyagba? #

• Orvosi lelet, diagnózis: az egészségügyi adat különleges adat, kezelése főszabályként tilos (GDPR 9. cikk (1) bekezdés). A munkáltató a munkaköri alkalmasságról csak a minősítést és az esetleges korlátozásokat kapja meg (33/1998. NM r. 13. § (1)–(2) bekezdés). Részletesen: a munkavállalók egészségügyi adatainak kezelése.
• Az erkölcsi bizonyítvány teljes tartalma tartósan: bűnügyi személyes adatot a munkáltató csak annak vizsgálatára kezelhet, hogy törvény vagy saját, előre írásban rögzített feltétele kizárja-e a foglalkoztatást (Mt. 11. § (3)–(5) bekezdés). Ez a szabály megőrzési időt nem állapít meg, ezért a korlátozott tárolhatóság elve irányadó (GDPR 5. cikk (1) bekezdés e) pont). Értelmezésünk szerint elegendő a megfelelés tényét rögzíteni, a bizonyítvány másolatát nem kell eltenni. Külön szabály vonatkozik a kiskorúak nevelését, felügyeletét, gondozását, gyógykezelését végző vagy nekik szabadidős, sport- és hasonló szolgáltatást nyújtó munkáltatóra (Mt. 44/A. § (1) bekezdés). Nála a hatósági bizonyítványból megismert adat a felvételi döntésig, felvétel esetén legfeljebb a munkaviszony megszűnéséig kezelhető (Mt. 44/A. § (7) bekezdés). Lásd: kérhet-e a munkáltató erkölcsi bizonyítványt.
• Ujjlenyomat és más biometrikus adat: csak az Mt. 11. § (1) bekezdésében írt szűk esetben kezelhető. Lásd: ujjlenyomatos beléptetés a munkahelyen.
• A munkaviszony szempontjából nem lényeges adat: például a családi állapot részletei, a hobbi vagy a közösségi médiás profil, ha a munkaviszonyhoz nincs köze (Mt. 10. § (1) bekezdés).

A személyi anyag kezelésének szabályai #

Tájékoztatás #

A munkáltató az Mt. 10. § (1)–(4) bekezdésén alapuló adatkezelésről írásban tájékoztatja a munkavállalót (Mt. 10. § (5) bekezdés). A tájékoztatónak tartalmaznia kell többek között az adatkezelés célját, jogalapját és a tárolás időtartamát (GDPR 13. cikk (1) bekezdés c) pont, (2) bekezdés a) pont). A tájékoztató részleteiről a munkavállalói adatkezelési tájékoztatóról szóló cikk szól.

Ki láthatja a személyi anyagot? #

Az adatokat megfelelő technikai és szervezési intézkedésekkel kell védeni a jogosulatlan hozzáféréstől (GDPR 5. cikk (1) bekezdés f) pont, GDPR 32. cikk (1) bekezdés). A gyakorlatban ez zárható szekrényt, jogosultsághoz kötött mappát és hozzáférési rendet jelent. A személyi anyagba csak az tekinthessen be, akinek a feladatához szükséges, például a HR-es, a bérszámfejtő vagy a közvetlen vezető a rá tartozó részben. Ez jó gyakorlat, a jogszabály név szerint nem sorolja fel a jogosultakat.

A munkavállaló betekintési joga #

A munkavállaló visszajelzést kérhet arról, hogy a munkáltató kezeli-e a személyes adatait, és hozzáférést kaphat hozzájuk (GDPR 15. cikk (1) bekezdés). Az adatokról másolatot is kérhet (GDPR 15. cikk (3) bekezdés). A munkáltató a kérelem beérkezésétől számított 1 hónapon belül válaszol. Ez a határidő szükség esetén további 2 hónappal meghosszabbítható (GDPR 12. cikk (3) bekezdés). A másolat nem sértheti mások jogait, ezért például egy panaszos munkatárs adatait ki kell takarni (GDPR 15. cikk (4) bekezdés).

A személyi anyag megőrzése #

Az adat csak a cél eléréséhez szükséges ideig őrizhető (GDPR 5. cikk (1) bekezdés e) pont). A munkajogi igény 3 év alatt évül el (Mt. 286. § (1) bekezdés), ezért a munkaviszony iratait célszerű legalább ennyi ideig megtartani. A bér- és adóbizonylatokra, valamint a nyugdíj szempontjából lényeges iratokra hosszabb, külön határidők vonatkoznak. Ezeket a munkaügyi iratok megőrzési idejéről szóló cikk sorolja fel.

Adatkezelési nyilvántartás #

Az adatkezelő az adatkezelési tevékenységeiről nyilvántartást vezet (GDPR 30. cikk (1) bekezdés). A 250 főnél kevesebb személyt foglalkoztató vállalkozás csak kivételesen mentesül ez alól. Nem mentesül, ha az adatkezelés nem alkalmi jellegű, vagy különleges adatra is kiterjed (GDPR 30. cikk (5) bekezdés). Értelmezésünk szerint a munkavállalói adatok kezelése nem alkalmi jellegű, így a nyilvántartás a kis cégeknél is szükséges.

Kivételek és különös esetek #

• Munkaerő-kölcsönzés: a munkáltató a kölcsönbeadó, de a kikölcsönzés alatt a munkavédelemmel, a munkaidővel és ezek nyilvántartásával kapcsolatos jogokat a kölcsönvevő gyakorolja (Mt. 218. § (4) bekezdés). Ezek az iratok így a kölcsönvevőnél keletkeznek.
• A munkáltató személyében bekövetkező változás: ha a gazdasági egységet jogügylet alapján más veszi át, az ekkor fennálló munkaviszonyból származó jogok és kötelezettségek az átvevőre szállnak át (Mt. 36. § (1) bekezdés). Felszámolási eljárásban ez a szabály nem alkalmazható (Mt. 36. § (2) bekezdés a) pont). Az Mt. az iratok átadását külön nem szabályozza. Értelmezésünk szerint a folyamatban lévő munkaviszonyok iratai az átvevőhöz kerülnek, mert ő folytatja a munkaviszonyt.
• Üzemi tanács: ahol működik, a munkavállalói személyes adatok kezeléséről szóló döntés előtt legalább 15 nappal ki kell kérni a véleményét (Mt. 264. § (1) bekezdés, (2) bekezdés c) pont).

Gyakorlati példa: egy új raktáros személyi anyaga #

Egy kereskedő cég raktárost vesz fel, akinek a munkakörhöz targoncavezetői jogosítvány kell.

1. A munkaszerződés és a munkáltatói tájékoztató egy-egy aláírt példánya a személyi anyagba kerül (Mt. 44. §, Mt. 46. § (1) bekezdés).
2. A jogosítványt a munkáltató megnézi (Mt. 10. § (3) bekezdés). A személyi anyagba a jogosítvány száma és érvényességi ideje kerül, mert csak ez kell a munkakörhöz.
3. Az előzetes alkalmassági vizsgálatról a cég az „alkalmas” minősítést kapja meg (33/1998. NM r. 13. § (1) bekezdés). Orvosi lelet nem kerül a dossziéba.
4. A munkavállaló az első napon megkapja a munkavállalói adatkezelési tájékoztatót (Mt. 10. § (5) bekezdés).

Gyakori hibák a személyi anyag vezetésében #

• Minden irat lefénymásolása: a személyi igazolványról, lakcímkártyáról, bizonyítványokról készült teljes másolat gyakran több adatot tartalmaz, mint amennyi szükséges (GDPR 5. cikk (1) bekezdés c) pont).
• Orvosi papírok a dossziéban: a munkáltatónak a minősítés kell, nem a lelet (GDPR 9. cikk (1) bekezdés).
• Az erkölcsi bizonyítvány határidő nélküli megőrzése: a bűnügyi adat csak a cél eléréséhez szükséges ideig kezelhető (GDPR 5. cikk (1) bekezdés e) pont). Kiskorúakkal foglalkozó munkáltatónál legfeljebb a munkaviszony megszűnéséig (Mt. 44/A. § (7) bekezdés).
• Bárki hozzáfér: a nyitott polcon vagy közös mappában tartott személyi anyag adatbiztonsági hiba (GDPR 32. cikk (1) bekezdés).
• Selejtezés hiánya: a megőrzési idő lejárta után is tárolt iratok sértik a korlátozott tárolhatóság elvét (GDPR 5. cikk (1) bekezdés e) pont).

Kapcsolódó iratminták #

• Belépési adatlap minta (KKV 0003) – a belépéskor szükséges adatok egységes bekéréséhez.
• Belépési checklist (KKV 0004) – annak ellenőrzéséhez, hogy minden belépési irat elkészült-e.
• Munkavállalói adatkezelési tájékoztató minta (KKV 0110) – a kötelező írásbeli tájékoztatáshoz.
• Iratkezelési szabályzat minta (KKV 0160) – a személyi iratok tárolásának és hozzáférésének belső rendjéhez.
• Dokumentummegőrzési rend minta (KKV 0240) – az iratfajtánkénti megőrzési idők rögzítéséhez.
• Dokumentumhozzáférési mátrix minta (KKV 0248) – annak meghatározásához, ki melyik iratba tekinthet be.
• Hozzáférési kérelem minta (KKV 0127) – ha a munkavállaló a róla kezelt adatokhoz kér hozzáférést.

Jogszabályi háttér #

A cikkben felhasznált jogszabályok: a munka törvénykönyvéről szóló 2012. évi I. törvény (Mt.); az (EU) 2016/679 rendelet (általános adatvédelmi rendelet, GDPR); a munkaköri, szakmai, illetve személyi higiénés alkalmasság orvosi vizsgálatáról és véleményezéséről szóló 33/1998. (VI. 24.) NM rendelet (33/1998. NM r.).

Gyakori kérdések #

Kötelező-e személyi anyagot vezetni? #

Az Mt. a személyi anyag vezetését ezen a néven nem írja elő. A munkaszerződést azonban írásba kell foglalni (Mt. 44. §), a munkáltatói tájékoztatást írásban kell átadni (Mt. 46. § (1) bekezdés). Vitás helyzetben ezekkel az iratokkal tudja igazolni a megállapodott feltételeket. A rendezett személyi anyag ezért a gyakorlatban nélkülözhetetlen.

Betekinthet-e a munkavállaló a személyi anyagába? #

Igen. A munkavállaló hozzáférést kérhet a róla kezelt személyes adatokhoz, és másolatot is kérhet róluk (GDPR 15. cikk (1) és (3) bekezdés). A munkáltató 1 hónapon belül köteles válaszolni (GDPR 12. cikk (3) bekezdés). Más személyek adatait a másolatban ki kell takarni (GDPR 15. cikk (4) bekezdés).

Meddig kell megőrizni a személyi anyagot kilépés után? #

Egységes határidő nincs, az iratfajta dönt. A munkajogi igények 3 év alatt évülnek el (Mt. 286. § (1) bekezdés), a bér- és adóbizonylatokra hosszabb határidő vonatkozik. A bűnügyi adat viszont csak a cél eléréséhez szükséges ideig kezelhető (GDPR 5. cikk (1) bekezdés e) pont). Kiskorúakkal foglalkozó munkáltatónál a hatósági bizonyítványból megismert adat legfeljebb a munkaviszony megszűnéséig kezelhető (Mt. 44/A. § (7) bekezdés).

Vezethető-e a személyi anyag csak elektronikusan? #

Igen, a jogszabály nem írja elő a papíralapú tárolást. Az elektronikus dokumentumban közölt jognyilatkozat is írásbelinek minősül, ha az alkalmas a tartalom változatlan visszaidézésére, valamint a nyilatkozattevő és az időpont azonosítására (Mt. 22. § (2) bekezdés a) pont). A tárolásnál a jogosultságkezelést és a mentést is meg kell oldani (GDPR 32. cikk (1) bekezdés). A kötelező nyilvántartások áttekintése: kötelező munkaügyi nyilvántartások.

Kapcsolódó cikkek #

• Munkavállalói adatkezelés – GDPR a munkahelyen
• Kötelező munkaügyi nyilvántartások
• Mennyi ideig kell megőrizni a munkaügyi iratokat?
• Munkavállalói adatkezelési tájékoztató: mit kell tartalmaznia?
• A munkavállalók egészségügyi adatainak kezelése
• Kérhet-e a munkáltató erkölcsi bizonyítványt?

Legutóbb ellenőrizve: 2026. november 1. · Iratmintatár Szerkesztőség

A cikk a 2026. november 1-jei állapot szerint hatályos jogszabályok alapján készült. Tájékoztató jellegű, nem minősül jogi tanácsadásnak; egyedi ügyben forduljon ügyvédhez vagy más szakértőhöz.